Fallbeispiele

Ein Unternehmer kam zu mir und klagte, dass er unter großem Stress leide. Dies hauptsächlich dadurch, dass er im Moment sieben Projekte verfolgen würde und nicht wirklich wisse, wohin er seinen Schwerpunkt legen solle.

Bei einer Erstanalyse an seinem Arbeitsplatz stellte ich fest, dass nicht nur die sieben Projekte absolut unorganisiert auf seinem Schreibtisch lagen, sondern zahlreiche weitere Zettel, Prospekte und Broschüren den Schreibtisch überquellen ließen. Da mich der Betroffene schon im Vorfeld gewarnt hatte, dass er auf keinen Fall von mir belehrt werden wolle, wie er am besten alles wie ein „geordneter Buchhalter“ organisiert, erarbeiteten wir gemeinsam ein „chaosangepasstes“ Ablagesystem. Allein die Tatsache, dass wir nun seine vielen Projekte und verschiedenen Aufgaben in geräumigen Schütten – nach Projekten und Wichtigkeit geordnet – verteilten, wurde von dem Unternehmer als große Hilfe erlebt. Seine Aussage „In den darauf folgenden Tagen habe ich durch die Ordnung überhaupt nichts mehr gefunden.“ hat er mittlerweile mehr als revidiert. Es ist zwar aus dem unorganisierten Chaos lediglich ein geordnetes Zuviel geworden, aber allein das verschafft ihm wesentlich mehr Kraft, um seine vielen Antennen besser und strukturierter nützen zu können.

Kürzlich kam auf Empfehlung eines Klienten ein 46-jähriger Geschäftsstellenleiter eines internationalen Konzerns zu mir. Er berichtete, dass er jeden Tag um 16 Uhr nach Hause gehen könnte, dort aber von einer derart enormen inneren Unruhe erfasst werde, dass er seine Freizeit überhaupt nicht genießen könne.

Bei der Erstanalyse stellten wir fest, dass er auf Grund seiner verantwortungsvollen Position immer wesentlich mehr Arbeiten auf den Tisch bekam, als er erledigen konnte und aus Angst vor dem nächsten Morgen einfach beim nach Hause gehen alles auf dem Tisch liegen ließ. Als Begründung erklärte er, dass es ihm am Abend lieber wäre, gar nicht zu wissen, was morgen alles passiert, da er sonst überhaupt nicht mehr schlafen könne. Ich teilte ihm mit, dass er damit so ähnlich wie bei einem Horrorfilm handeln würde, in dem der Dämon möglichst lange unentdeckt bleiben soll um die Spannung hochzuhalten, sich das beim Arbeitsprozess aber alles andere als positiv auswirkt.

Tatsächlich stellte er fest, dass es für ihn schon nach kurzer Zeit eine große Hilfe war, bereits am Vorabend den nächsten Tag zu planen. Besonders deshalb, da er nun die Möglichkeit hatte, sich wesentlich früher und klarer auf den nächsten Tag und die bevorstehenden Herausforderungen vorzubereiten. Als positiven Nebeneffekt stellte er fest, dass er nun früher erkannte, wann ihm Projekte, die ihn eigentlich gar nicht unmittelbar betrafen, auf den Tisch gelegt wurden, in der Hoffnung, dass er es erledigen würde. Nun gelang es ihm viel besser, solche Arbeiten nicht anzunehmen und an andere zu delegieren.

Eine Tankstellenbesitzerin klagte über richtiggehende Panikattacken vor dem nächsten Arbeitstag.

Bei der Selbstreflexion stellte sie fest, dass sie ihre Freizeit gut genießen konnte, aber ihre Tendenz, sich in der Arbeit – teils auch aus Personalmangel – komplett zu überfordern, dazu geführt hatte, dass die Psyche zu Recht um Hilfe schrie. Bei der Begleitung stellte ich fest, dass sie versuchte, fünf Sachen gleichzeitig zu machen, es jedem Recht zu machen, und scheinbar die Gabe hatte, oft unmögliche Wünsche von Kunden doch zu erfüllen. In diesem Dickicht von Wünschen fremder Personen vergaß sie komplett auf sich selber und ihre eigenen Bedürfnisse. Am Abend bemerkte sie oft erst, dass sie den ganzen Tag keinen Schluck Wasser getrunken, geschweige denn einen Bissen gegessen hatte. Dass in diesem Fall die eigene Psyche mit Unwohlsein und Panik reagiert, liegt wohl auf der Hand.

Unser erster gemeinsamer Schritt war, ihren Büroarbeitstisch in einen bis jetzt ungenützten Abstellraum zu verlegen. Dies vor allem, um etwas Ruhe zu finden und sich störfreie Zeiten zu reservieren, in denen sie Unerledigtes wesentlich besser und schneller aufarbeiten konnte. Es erwies sich tatsächlich als Selbstschutz. Anfangs hatte sie zwar Schwierigkeiten, es alleine in diesem neuen Büro auszuhalten, aber bereits nach kurzer Zeit entwickelte sich daraus ein Ritual und heute erlebt sie sich wesentlich ruhiger und ausgeglichener.

Ein Sägewerksbesitzer, den ich auf einer Veranstaltung traf, vereinbarte mit mir einen Termin an seinem Arbeitsplatz, da exr sich sehr belastet fühlte. Als Hauptgrund gab er an, dass ihn die Flut von E-Mails und Telefonanrufen von jeder Arbeit abhalten würde. Oft hörte er tagelang die besprochene Sprachbox nicht ab und beantwortete keine Mails mehr.

Tatsächlich konnte ich erleben, dass sein E-Mail-Posteingangsordner mit über 1 000 Mails (viele davon ungelesen) überquoll und keinerlei Struktur bzgl. Ablagemöglichkeiten vorhanden war. Auf meine Frage, ob er mir vorübergehend erlauben würde, alle Mails, die älter als drei Wochen waren, in einen „vielleicht-noch-einmal-lesen-Ordner“ zu ziehen, stimmte er zu. Tatsächlich merkten wir beim zweiten Treffen, dass kein Einziges dieser 1 000 Mails in irgendeiner Form noch einmal von ihm gebraucht wurde. Wir verfeinerten dann die E-Mail-Bearbeitung weiter, indem er die Mailmaske geschlossen ließ und auch die Information für gerade eingehende E-Mails abschaltete.

Als es ihm auch noch gelang, seine Mails nur zweimal am Tag abzurufen, um sich dann auch wirklich die Zeit zu nehmen, sie sofort zu bearbeiten, sorgte das für ein wesentlich besseres Wohlbefinden. Beim Handy deaktivierten wir die Aufsprechmöglichkeit der Sprachbox mit dem Hinweis, dass die Kunden im Büro anrufen sollten. Da er dort ohnehin eine Sekretärin hatte, erlebte er es als sehr hilfreich, dass diese nun an Hand einer strukturierten Telefonliste die Anrufe entgegennahm und er dann in Ruhe die Anrufer kontaktieren konnte. Besonders hilfreich war ihm dabei, dass er sich nun auf jedes Gespräch gut vorbereiten konnte und somit keine voreiligen Schnellschüsse mehr machte, die ihm oft unnötig Geld kosteten.

Kurz nach ihrem zweiwöchigen Urlaubsaufenthalt kam eine sehr gestresste Unternehmerin zu mir mit dem Auftrag, ihr Werkzeuge zu geben, damit der Riesenberg von Arbeit, der nach dem Urlaub immer auf sie wartete, ein Ende finden würde. Sie klagte darüber, dass sie bereits drei bis vier Tage vor Urlaubsende angstvoll an den Arbeitsplatz dachte und die Lebensqualität dadurch wesentlich beeinträchtigt sei.

Für mich war diese Klage anfangs nicht nachvollziehbar, da sie über eine sehr tüchtige Sekretärin verfügte und die Sachlage eigentlich gegen ihre Probleme sprach. Bei den Coachinggesprächen wurde mir aber klar, dass das Verhalten der Betroffenen von starkem Misstrauen gegenüber der gesamten Mannschaft geprägt war und sie darauf bestand, dass jede Rechnung, jede Bestellung, jedes Mail über ihren Schreibtisch laufen müsse und dieser natürlich überging. Hier kam mir zugute, dass ich neben meiner Funktion als Unternehmensberater auch in der Rolle des Lebensberaters eine kompetente Begleitung anbieten konnte. Tatsächlich stellten wir fest, dass ihr Familiensystem von Sätzen wie „Jeder nützt dich aus!“ bzw. „Vertraue keinem!“ geprägt war. Es war für mich auch nicht verwunderlich, da sie mir erzählte, dass ihre gesamte Familie im Krieg aus dem ehemaligen Schlesien – Deutschland geflüchtet war und ihnen alles Hab und Gut weggenommen und geraubt wurde. Mühsam mussten sie sich wieder eine neue Existenz aufbauen.

Alleine das Bewusstmachen, dass diese Gefahr ja nun längst nicht mehr bestand und ihr in den letzten 10 Jahren kein einziger Mensch etwas gestohlen hatte, bewirkte in ihr eine große Veränderung. Bereits nach einem halben Jahr erzählten ihre Mitarbeiter übereinstimmend, dass die Chefin wesentlich gelassener und freudiger durch den Betrieb laufen würde, was sich auf alle Anwesenden ausgesprochen positiv auswirken würde. Besonders die Sekretärin berichtete freudig, dass sie nun endlich die Verantwortung für selbständige Arbeiten bekommen hat.

Der Senior-Chef eines Bauunternehmens bestellte mich zu sich ins Büro, da er neugierig war und eine Behauptung von mir überprüfen wollte. Diese lautet, dass es keinen Menschen gibt, der mehr als fünf Sachen an einem Tag wirklich unbedingt erledigen muss.

Als er mir seine 36 Stapel von Projekten zeigte, die an einem langen Tisch, Stoß für Stoß, aufgereiht waren, und obendrein sein Schreibtisch noch von unzähligen anderen Papieren zugepflastert war, schien dies ja tatsächlich ein unmögliches Unterfangen zu sein. Es schien mir fast, dass er mich aus dem Büro werfen würde, als ich ihm erklärte: „Ich werde Ihnen beweisen, dass auch Sie im Moment nicht 36 Projekte, sondern lediglich maximal 5 aktiv bearbeiten müssen.“ Er gab mir dann aber doch die Chance. Bereits nach kurzer Zeit bemerkten wir beide, dass viele der scheinbar noch aktuellen Projekte bereits überholt oder in anderer Form weiterentwickelt wurden und somit diese gesamten Unterlagen eigentlich abgelegt bzw. entsorgt werden konnten. Ich stellte auch fest, dass er seine Projekte nach keinerlei Priorität (z.B. A, B oder C-Aufgaben – A ist sehr wichtig, B ist wichtig, C ist weniger wichtig) geordnet hatte und somit natürlich der Meinung war, dass jeden Tag 100 Sachen gleichzeitig zu erledigen wären.

Da nicht zu erwarten war, dass er mit seinen 68 Jahren noch wesentliche Änderungen in seinem Verhalten erlernen würde und dazu auch nicht gewillt war, lud ich ihn einfach ein, sich 10 Schütten zu besorgen, wobei er sieben für seine Projekte nützen sollte und drei für die Unterteilung seiner A, B, C-Aufgaben. Tatsächlich schien ihm diese Idee zu gefallen, da er bei meinem zweiten Besuch nach 14 Tagen bereits berichtete, dass ihm besonders die A-Schütte ans Herz gewachsen war und jeder Mitarbeiter, der Neues irgendwo anders hinlegen würde als in diese Schütte, mit einem gewaltigen Donnerwetter von ihm zu rechnen hatte. Am meisten gefiel ihm, dass er dadurch nicht nur einen leeren Schreibtisch bekam, sondern auch alle Sachen, die an dem jeweiligen Tag hereinkamen, wenn er nicht da war, von ihm mit Sicherheit noch gesichtet werden konnten, da sie eben in der A-Schütte landeten und nicht irgendwo unter anderen Zetteln auf dem Schreibtisch.

Haben Sie schon Ähnliches erlebt? Dann nehmen Sie Sich einen „Ruck“ und machen Sie den ersten Schritt. Gerne stehe ich für ein unverbindliches Erstgespräch zur Verfügung.